Quản lý cho thuê váy cưới: tiền cọc, hạn trả, giặt và báo mất

Với studio có kho váy, câu hỏi "bộ VC-002 đang ở đâu?" xuất hiện thường xuyên hơn ta nghĩ. Một bộ váy có thể đang được giữ cho khách tuần sau, đang ở tiệm giặt, hoặc khách vẫn chưa trả sau tiệc. Nếu chỉ ghi trong sổ, rất khó biết chắc trước khi nhận thêm khách.

Mỗi bộ trang phục cần những thông tin gì?

• Mã: VC-001, VS-001, AD-001…
• Tên và loại: váy cưới đuôi cá, vest xanh navy, áo dài đỏ thêu phượng.
• Size và màu.
• Giá thuê và tiền cọc.
• Giá nhập, chỉ chủ studio và quản lý xem.
• Ảnh của bộ trang phục để khách chọn.
• Trạng thái hiện tại.

Các trạng thái của một bộ trang phục

Trạng thái	Nghĩa là
Sẵn sàng	Ở studio, có thể cho thuê
Đã giữ chỗ	Có khách đặt, chưa nhận
Đang thuê	Khách đang giữ
Đang giặt	Vừa trả, chờ giặt xong
Đang sửa	Hỏng nhẹ, đang sửa
Mất	Khách làm mất hoặc không trả

Quy trình một lần cho thuê

1. Tạo phiếu thuê: chọn bộ trang phục, khách (tìm theo số điện thoại), ngày nhận, hạn trả, giá thuê, tiền cọc. Bộ trang phục chuyển sang Đã giữ chỗ.
2. Khách nhận đồ: đổi phiếu sang "đang thuê", trang phục chuyển sang Đang thuê.
3. Khách trả đồ: ghi ngày trả, thêm phí trễ hạn nếu có; trang phục chuyển sang Đang giặt.
4. Giặt xong: chuyển trang phục về Sẵn sàng.
5. Huỷ thuê: trang phục được trả về Sẵn sàng.

Trên Củ Lạc Space, các bước 1, 2, 3 và 5 tự đổi trạng thái trang phục theo phiếu thuê, nên kho luôn khớp với thực tế mà không cần sửa tay.

Tiền cọc váy cưới nên xử lý ra sao?

• Ghi tiền cọc trên phiếu thuê, kèm hình thức nhận (tiền mặt hay chuyển khoản).
• Khi trả cọc, trừ phí trễ hạn hoặc phí hư hỏng nếu có, và ghi lại lý do.
• Ghi rõ trong hợp đồng: trang phục làm hỏng hoặc mất sẽ bồi thường theo giá trị.

Mẹo quản lý kho váy cưới

• In mã trên thẻ treo của từng bộ, đối chiếu khi giao và nhận.
• Chụp ảnh tình trạng khi giao đồ cho khách, tránh tranh cãi khi trả.
• Xem báo cáo trang phục theo trạng thái mỗi tuần: bộ nào nằm ở "đang giặt" quá lâu, bộ nào quá hạn chưa trả.