Quản lý lịch chụp và ekip mùa cưới: tránh trùng lịch, xem cả ngày âm

Trong mùa cưới, một studio có thể có nhiều buổi chụp mỗi ngày, mỗi buổi cần thợ ảnh, thợ quay, makeup và đôi khi người hỗ trợ trang phục. Lỗi hay gặp nhất không phải do thiếu người mà do không ai nhìn thấy toàn bộ lịch: lịch nằm trong đầu trưởng ekip, trong nhóm Zalo và trong sổ của sale.

Vì sao nên tách một đơn cưới thành nhiều sự kiện?

Một đơn ảnh cưới trọn gói thường gồm nhiều buổi ở những ngày khác nhau:

Sự kiện	Thường cần ai	Ghi chú
Thử váy	Tư vấn trang phục	Chọn váy, vest, áo dài
Chụp pre-wedding	Thợ ảnh, makeup, hỗ trợ	Studio hoặc ngoại cảnh
Ăn hỏi	Thợ ảnh, có thể thợ quay	Theo giờ đẹp của nhà gái
Cưới (rước dâu, tiệc)	Thợ ảnh, thợ quay, makeup	Thường sớm từ 4–6 giờ sáng

Nếu chỉ ghi "ngày cưới" vào đơn, các buổi còn lại dễ bị quên. Khi mỗi buổi là một sự kiện có giờ, địa điểm và ekip riêng, lịch mới phản ánh đúng khối lượng công việc.

Các bước sắp lịch cho một đơn cưới

1. Tạo đơn hàng với gói chụp của khách.
2. Thêm từng sự kiện: loại (thử váy, pre-wedding, ăn hỏi, cưới), giờ bắt đầu, địa điểm, ghi chú (ví dụ "nhà gái ở Quận 7, rước dâu 8 giờ").
3. Phân công ekip cho từng sự kiện: thợ ảnh, thợ quay, makeup.
4. Mỗi sự kiện tự có một thư mục Google Drive để thợ tải ảnh lên sau buổi chụp.
5. Kiểm tra lịch tháng: ngày nào nhiều sự kiện, ai đang bận.

Lịch tháng cần hiển thị những gì?

• Sự kiện chụp của các đơn, kèm tên khách.
• Lịch hẹn: khách đến tư vấn, thử váy, ký hợp đồng.
• Hạn giao sản phẩm: album, ảnh chỉnh sửa.
• Công việc có hạn trong ngày, ví dụ chỉnh sửa ảnh.
• Ngày âm lịch dưới mỗi ngày dương, đánh dấu mùng 1 và rằm.

Trên Củ Lạc Space, lịch tháng nằm ngay trang chủ của chủ studio và quản lý; bấm vào một ngày để xem chi tiết từng sự kiện.

Mẹo tránh trùng lịch trong mùa cao điểm

• Chốt ekip khi nhận cọc, đừng đợi sát ngày.
• Ghi địa điểm cụ thể cho từng sự kiện, kể cả số điện thoại người liên hệ ở nhà trai hoặc nhà gái.
• Xem lịch theo tháng mỗi tuần một lần để thấy sớm những ngày kín người.
• Cho ekip tự xem lịch trên điện thoại, đỡ phải nhắn hỏi trưởng ekip lúc 5 giờ sáng.