Quản lý studio chụp kỷ yếu: đơn theo lớp, trang phục số lượng lớn, chọn ảnh chung

Một lớp kỷ yếu có thể hơn 40 người, một mùa có thể hàng chục lớp, và gần như lớp nào cũng muốn chụp vào cuối tuần. Khó nhất của studio kỷ yếu không phải buổi chụp mà là giữ cho lịch, trang phục, tiền và ảnh của từng lớp không lẫn vào nhau.

Mỗi lớp là một đơn hàng

Trong đơn	Ghi gì
Khách hàng	Bạn đại diện lớp, số điện thoại, tên trường và lớp
Gói dịch vụ	Số người, số concept, số ảnh chỉnh sửa, ảnh tập thể, quay phim
Sự kiện	Ngày chụp, giờ tập trung, địa điểm (trường, studio, ngoại cảnh)
Ekip	Thợ ảnh chính, thợ ảnh phụ, makeup, hỗ trợ trang phục
Thanh toán	Cọc khi chốt lịch, phần còn lại khi giao ảnh

Ghi đủ những dòng này thì ai trong studio cũng trả lời được câu "lớp 12A3 chụp hôm nào, đã cọc chưa, ai đi chụp".

Trang phục số lượng lớn

Kỷ yếu thường thuê áo dài, vest, đồng phục cách điệu hoặc đồ concept theo số lượng. Mỗi bộ có mã và trạng thái riêng, nên khi lớp nhận và trả đồ, studio biết chính xác bộ nào còn ở kho, bộ nào đang ở lớp nào, bộ nào cần giặt trước lớp tiếp theo.

• Giữ chỗ trước cho cả lớp ngay khi chốt ngày chụp.
• Đối chiếu mã khi giao và nhận để không thiếu bộ nào.
• Ghi phí cho bộ làm hỏng hoặc trả trễ vào đúng phiếu thuê.

Xem thêm: Quản lý cho thuê trang phục: cọc, hạn trả, giặt.

Lịch mùa kỷ yếu

Trong mùa cao điểm, một ngày cuối tuần có thể có hai, ba lớp ở các địa điểm khác nhau. Mỗi buổi chụp nên là một sự kiện có giờ, địa điểm và ekip riêng, và tất cả nằm trên một lịch tháng chung để thấy sớm ngày nào thiếu người.

Chọn ảnh cho cả lớp

1. Sau buổi chụp, thợ tải ảnh vào thư mục Google Drive của sự kiện.
2. Studio tạo link chọn ảnh có mã PIN và gửi vào nhóm lớp.
3. Các bạn thả tim và ghi chú từng tấm (ví dụ "làm mịn da, bỏ người phía sau").
4. Studio xem tổng số ảnh đã chọn so với gói, tính phí ảnh chọn thêm nếu có.
5. Hậu kỳ nhận danh sách ảnh và ghi chú, không phải đọc lại tin nhắn.

Xem thêm: Cách cho khách chọn ảnh online qua Google Drive.

Trên Củ Lạc Space

Đơn hàng, sự kiện và ekip, trang phục cho thuê, link chọn ảnh từ Google Drive và thu chi nằm trong cùng một tài khoản studio. Ekip mở lịch của mình trên điện thoại; chủ studio xem doanh thu mùa kỷ yếu trong phần báo cáo.